CONSEJOS

Consejo comercial fotográfico: ¡tome el control de su correo electrónico!

 

Tenía más de 55.000 correos electrónicos en mi bandeja de entrada. No me molestó hasta que comencé a perder la pista y algunos clientes llamaron y me preguntaron si recibía sus correos electrónicos sensibles al tiempo. Desesperado, recurrí a Facebook y publiqué un pedido de ayuda. Mi amigo de Facebook, fotógrafo de Florida Tim Forrest, vino al rescate. Además de ser fotógrafo, Tim es un experto en distribución y marca de productos de consumo con más de 30 años de experiencia en la transformación de empresas mediante la innovación en marketing y ventas. Me dio varios consejos excelentes y le pregunté si los compartiría con nuestros lectores de Photofocus. Estos son los consejos de Tim sobre cómo tomar el control de su correo electrónico:

Durante muchos años, la bandeja de entrada de mi cuenta de Gmail tenía miles de mensajes leídos y no leídos; y continuó chocando con los límites generales de almacenamiento de mi cuenta. Fue frustrante y un día, hace un par de años, ya no pude recibir nuevos correos electrónicos por alcanzar la capacidad total de almacenamiento. Este evento frustrante me ayudó a decidir que era hora de limpiar mis correos electrónicos y tomar el control de mi bandeja de entrada.

Mi búsqueda de soluciones arrojó varios métodos y utilidades útiles. No fue difícil una vez que comencé y tuve las herramientas adecuadas. En este breve artículo, compartiré mi experiencia y acciones con la esperanza de que te ayude a tomar el control de tus correos electrónicos ahora y estar al tanto de ellos en el futuro. Espero que este artículo le brinde valor en su negocio de fotografía y en las interacciones con los clientes para que pueda dedicar más tiempo a disparar y menos a revisar correos electrónicos.

Herramientas para ayudarlo a tomar acción

Cinco herramientas que me permitieron tomar el control de mi bandeja de entrada de manera rápida y efectiva incluyen:

  1. Operadores de búsqueda
  2. Unroll.me
  3. Avance automático
  4. Respuestas preparadas
  5. Elegir Archivar o Eliminar en cada correo electrónico.

Operadores de búsqueda

Encontrar correos electrónicos grandes con archivos adjuntos grandes fue mi primera prioridad y la emergencia que cerró mi servicio de Gmail. No tenía ningún interés en cambiarme a una actualización paga con Google, así que comencé a buscar una forma de agregar más espacio.

La clave para buscar correos electrónicos grandes que ocupan espacio es una herramienta llamada “operador de búsqueda”. En mi caso, comencé a buscar archivos de más de 5 MB con el operador de búsqueda. Escriba ‘tamaño: 5 MB’ en la búsqueda de correo electrónico de Gmail y verá todos los correos electrónicos que superen los 5 MB de tamaño. De hecho, jugué con el tamaño hasta que encontré los correos electrónicos que eran “tamaño: 10 MB” y “tamaño: 20 MB”. Esto me permitió abrir espacio más rápidamente en mi cuenta de Gmail.

Una vez que ejecuté la búsqueda y revisé los correos electrónicos, principalmente eliminé los correos electrónicos. Había ciertas direcciones de correo electrónico que enviaban la mayor parte de mis correos electrónicos. Repetidamente, buscaba esos remitentes de correo electrónico repetitivos y luego borraba en masa cientos de correos electrónicos en un instante. Había muchos correos electrónicos que quería conservar, así que descargué o archivé esos correos electrónicos para usarlos en el futuro.

He leído que algunas personas simplemente eliminan todos los correos electrónicos y luego comienzan desde cero. En mi situación, hay demasiados correos electrónicos históricos y de referencia a los que quiero acceder y revisar.

Unroll.me

Una vez que comencé a revisar mis correos electrónicos y mi bandeja de entrada obstruida, era obvio que estaba siendo bombardeado por correos electrónicos de cuentas que había inscrito en alguna suscripción o servicio. Era hora de reducir mis muchas suscripciones.

los Unroll.me La aplicación me permitió ver instantáneamente una lista de todos mis correos electrónicos de suscripción. Me permitió darme de baja fácil y rápidamente de las cuentas que ya no quería obstruir mi cuenta.

Avance automático

Tomar medidas con Unroll.me y eliminar mis correos electrónicos más grandes creó un respiro en mi cuenta de correo electrónico. Ahora era el momento de ser más productivo con mis diversos correos electrónicos que llegaban de forma normal. Como tantas funciones de Gmail, no sabía que existía una función de “avance automático” en Gmail. Este simple paso por sí solo me ahorra una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo al revisar mis correos electrónicos, archivar o eliminar el correo electrónico innecesario. Si no utiliza el avance automático, pruébelo ahora y sienta la velocidad de ejecutar su bandeja de entrada de correo electrónico.

Para que Gmail abra automáticamente el mensaje siguiente (o anterior) en lugar de volver a la lista de mensajes: asegúrese de que el avance automático esté habilitado.

  1. Haga clic en el icono de rueda dentada de Configuración en Gmail.
  2. Elija Configuración en el menú.
  3. Vaya a la pestaña General.
  4. Asegúrate de Ir a la conversación anterior (más antigua) (recomendado si comienza a procesar sus mensajes de Gmail en la parte superior) o Ir a la siguiente conversación (más reciente) se selecciona bajo Avance automático: para después de archivar, eliminar, silenciar, etc. una conversación. Puede desactivar el avance automático con Volver a la lista de hilos.

Nota: Si no ve la opción de avance automático, haga clic en la pestaña Laboratorio y habilite el avance automático

Respuestas preparadas

¿Copia y pega la misma respuesta de correo electrónico una y otra vez o, peor aún, escribe el mismo correo electrónico una y otra vez a los clientes, modelos o asociados de fotografía? Gmail tiene una gran herramienta de plantilla que es fácil de configurar y comenzar a usar en minutos. Se llama “respuestas enlatadas”.

Para activar respuestas predefinidas:

  1. Haga clic en el icono de rueda dentada en la esquina superior derecha.
  2. Haz clic en Configuración.
  3. Haga clic en la pestaña Labs, busque Respuestas almacenadas.
  4. Haga clic en el botón de opción Habilitar para habilitar las respuestas almacenadas, desplácese hacia abajo y haga clic en Guardar cambios.
  5. Redacte un mensaje de correo electrónico que le gustaría usar una y otra vez, y luego haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha de la ventana del mensaje.

La respuesta enlatada puede incluir instrucciones para llegar a su estudio, un correo electrónico con la cubierta de la factura, una respuesta a la consulta del sitio web y un enlace a su cartera o incluso un correo electrónico de agradecimiento. Todo depende de sus necesidades y de los correos electrónicos que genere para sus esfuerzos fotográficos.

Archivar o eliminar (acciones necesarias agregadas a Todoist.com)

La última gran acción que resultó en que tomara el control de mi bandeja de entrada de correo electrónico fue el paso de decisión. Mi acción ahora es archivar o eliminar. Mi única opción es archivar o eliminar el correo electrónico junto con la posible adición de una tarea a mi aplicación Todoist.

Mi flujo de trabajo en mi bandeja de entrada de Gmail es simple y directo. Si puedo responder a un correo electrónico en 3 minutos, lo respondo y paso a archivar el correo electrónico o eliminarlo de mi cuenta de Gmail. Si hay alguna acción que debo tomar en el futuro en el correo electrónico, agrego ese esfuerzo a mi aplicación Todoist.

Estos cinco pasos me permitieron tomar el control de mis correos electrónicos y pasar de miles de mensajes no leídos a una bandeja de entrada de correo electrónico limpia y cero. No ha estado tan bien organizado durante más de una década y sigue dando dividendos en respuesta y tiempos de trabajo.

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