OPINION

Cómo planificar un proyecto de video: preproducción

Esta publicación también aparece en DPBestflow.org

Esta es la Parte 2 de nuestra serie sobre la planificación de un proyecto (no se pierda la Parte 1)

Los proyectos de video exitosos rara vez ocurren simplemente; de hecho, a menudo implican una gran cantidad de planificación. Es necesario crear presupuestos, redactar contratos, contratar tripulaciones y hacer horarios. Una grabación de video tiene muchos elementos: iluminación, diseño de tomas, ubicaciones, audio, dirección y videografía, por nombrar algunos. Todos estos requieren planificación y decisiones antes del día del rodaje.

Un cronograma detallado es a menudo parte del proceso de planificación.

Debes planificar

A muchos fotógrafos les interesa simplemente fotografiar y vivir el momento, pero créanos cuando decimos que un poco de planificación es muy útil. La preparación previa evita posibles problemas el día del rodaje. ¿Dónde colocará la cámara para obtener el mejor ángulo? ¿Qué tipo de iluminación es ideal para cada escena? ¿En qué orden filmará la secuencia para maximizar su tiempo y la luz disponible? ¿Cómo optimizará el uso de la tripulación y las ubicaciones?

Es mucho mejor planificar con anticipación que mientras su costosa tripulación y equipo esperan su próximo movimiento. La preproducción adecuada le ahorra tiempo y dinero, dos cosas que todos podemos utilizar más. El primer día de la filmación de un video, debería haber realizado la filmación completa en su cabeza, en papel, en una discusión con los miembros del equipo y de tantas formas como sea posible con anticipación.

Un documento de alcance es una pieza esencial del plan de gestión del proyecto.

Definiendo el alcance

Un alcance bien definido para un proyecto proporciona un punto de referencia tanto para el productor como para el cliente. Anotar el alcance de todos los elementos entregables le da una vara de medir para seguir el progreso. Esto generalmente se conoce como un documento de alcance y este documento captura los detalles esenciales de un proyecto y lo presenta claramente para el equipo del proyecto y el cliente. Puede ser tan detallado como lo necesite.

El alcance del trabajo determinará tanto el presupuesto como el calendario. El alcance de un proyecto generalmente toma de 2 a 16 horas en completarse (dependiendo de su complejidad). Cuando haya terminado, obtendrá un documento que suele tener entre 2 y 10 páginas de longitud. Este breve documento es esencial porque captura todos los matices del proyecto y se convierte en un estatuto para todos los involucrados. Además, puede obtener la aprobación del cliente para asegurarse de que todos estén literalmente en la misma página.

Aquí hay un esquema de lo que debería cubrirse.

Esquema del documento de alcance del proyecto

  • Nombre del proyecto
  • Resumen Ejecutivo
  • Antecedentes
  • Alcance del proyecto (alto nivel)
    • Objetivos del proyecto
    • Entregables
    • Organizaciones
    • Interfaces requeridas
    • Supuestos
    • Restricciones
    • Criterios de evaluación
    • Riesgos
    • Recompensas
    • Presupuestos
    • Horarios (fechas de vencimiento)
    • Preparación del equipo del proyecto
  • Papeles clave
    • Patrocinador ejecutivo
    • Gerente de proyecto
    • Expertos comerciales
    • Expertos técnicos
  • Líneas de firma – Firmar “Charter”
Una producción exitosa generalmente requiere mucho más equipo que una sola cámara.

Determinar las necesidades de equipo

Al principio del proyecto, deberá determinar qué equipo se necesita. La cámara está en el centro de la acción. Toda esa meticulosa planificación y puesta en escena existe para ser registrada. Deberá elegir entre un montón de equipo para permitir que la cámara capture lo que desea. Deberá considerar qué lentes se necesitan para lograr la visión del director. Querrá planificar el equipo de iluminación y apoyo para lograr las tomas deseadas. El propósito de los cuerpos de cámara, lentes y accesorios no es solo ejecutar las tomas que desea, sino también desempeñar un papel creativo en el aspecto de lo que graba.

Pero no se limite a la etapa de producción. También es importante pensar en la posproducción de un proyecto. Es posible que necesite ayuda adicional en el set para registrar los detalles del proyecto (como la continuidad o la supervisión del guión). ¿Hay efectos especiales para los que es necesario planificar? ¿Cuál es el formato de entrega final que se necesita? ¿Puede su cámara cumplir con los requisitos técnicos del cliente?

Un extracto de un presupuesto detallado de una partida

Desarrollo del proyecto

Durante el curso de la planificación de un proyecto, producirá varios elementos. Los siguientes documentos se consideran estándar en la industria del video. Si bien es posible que no todos los proyectos tengan un guión, los otros tres elementos son esenciales.

  • Guión – Un guión formateado profesionalmente puede ayudar a presentar sus buenas ideas de la mejor manera. Existen en el mercado herramientas de software dedicadas a la escritura de guiones (como el robusto Final Draft y Final Draft AV). También puede formatear un documento de Microsoft Word o Apple Pages para usar el enfoque tradicional de video de dos columnas.
  • Presupuesto – Nunca discuta el enfoque sin tener una idea de sus limitaciones financieras. Los tipos creativos a menudo se ven envueltos en grandes ideas sin saber qué puede respaldar el proyecto. Es importante que cree un presupuesto detallado de partidas individuales para que tenga una idea clara del trabajo involucrado y los costos asociados con el proyecto. Muchos clientes esperarán este nivel de detalle en sus precios. También puede resultarle útil compartir un presupuesto de artículos de línea con los miembros de su equipo de producción para que sepan cuánto tiempo se presupuesta para cada tarea. Si es necesario, puede eliminar los precios de las líneas de pedido de los presupuestos que comparte con otros.
  • Calendario – Tan importante como el presupuesto es el calendario. Debe comprender los hitos importantes para poder programar el trabajo y ajustar su enfoque para que coincida con el tiempo disponible. La colocación de hitos importantes en un calendario y el seguimiento de su progreso también pueden mejorar las posibilidades de entregar el proyecto a tiempo con éxito.
  • Tratamiento – El tratamiento es una descripción narrativa del proyecto. Algunos lo llaman un discurso de ascensor o un lanzamiento. El objetivo es la creación de un documento de una página que describa con precisión el tono y la estructura del proyecto. Esto ayuda a comunicar la visión artística a todas las partes y puede influir en gran medida en los enfoques de grabación y edición que se adopten.

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